Aprende qué es una función en Excel

Si lo que necesitas es mejorar tus cálculos de datos, automatizar tus procesos y en general ser más eficiente en trabajo, puedes lograrlo usando una función en Excel. 

Una función en Excel es un código para que puedas hacer cualquier cálculo matemático, ejercicio contable y cualquier fórmula en general en solo unos segundos. 

Programando así tus hojas de cálculo, al poner o actualizar los datos, se realizarán los ejercicios programados por ti.

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Una función en Excel es una fórmula que ya se encuentra predefinida para que pueda ejecutar los cálculos pertinentes a tu actividad, ya sean numéricas, textuales, de búsqueda entre cientos de opciones, que utilizan valores específicos en un orden particular. 

Esto hace posible que optimices tu tiempo, tu esfuerzo y que incrementes notoriamente la eficiencia de tu trabajo.

Sin importar la complejidad de la fórmula abarcada en la función que uses, puedes estar 100% seguro de que te dará un resultado impecable y preciso.

El uso correcto de las funciones, depende en gran medida de tu comprensión en su estructura y el uso que le vayas a dar.

Estructura de una función en Excel

Cuando llevas a cabo una operación predefinida, como lo es una función en Excel, debes tener presente que se trata de cálculos que Excel realiza automáticamente, basados en los argumentos que tú vas a poner en tu tabla de datos. 

Estos argumentos son los valores que tú estableces de tu trabajo, proyecto o análisis y que deben ser puestos en un órden específico. 

Este órden, es la estructura de la función en Excel que vas a usar y programar en el ejercicio en sí que necesitas implementar. Es la sintaxis que debes respetar para obtener el resultado esperado.

Toda función en Excel tiene la siguiente estructura:

• Signo igual (=) + el nombre de la fórmula: Con el signo igual te aseguras de que Excel va a realizar el cálculo que le indiques a continuación, por ti. 

El nombre de la fórmula que vas a usar, es el tipo de operación numérica de texto que le estás señalando a Excel que ejecute.

• Un paréntesis de apertura: Debes iniciar con un paréntesis de apertura, que contendrá las celdas que serán calculadas con la función que escribiste (los argumentos).
• Argumentos: Los argumentos son los números de celda, las letras y números que son la base de la función que estás solicitandole realizar a Excel. Se separan por comas.
• Paréntesis de cierre: Así como iniciaste, finalizas de igual manera con un paréntesis de cierre. Al darle ENTER, Excel te arrojará el resultado inmediatamente. 

De este modo, si vas a realizar la suma de los valores de la columna B, por ejemplo, siguiendo el siguiente cuadro:

La fórmula la escribirías sería la siguiente:

=SUMA(B2;B3;B4;B5;B6;B7;B8;B9;B10;B11;B12;B13)

Dando ENTER, Excel te arroja el resultado total de 27.062€

Hay bastante más que hay de trasfondo respecto a los argumentos y las funciones. 

Sigue leyendo para que no pierdas ningún detalle y aprendas a ser un profesional en el uso de tu hoja de cálculo.

Argumento de una función en Excel

El argumento de una función en Excel son los elementos que se usarán para realizar la operación. Pueden ser valores numéricos, texto entre otros. Por lo general, se denominan por su posición en la tabla de datos. Con la letra de columna y el número de fila. 

Tienen un orden y una manera adecuada de presentarlos. 

Escribir el argumento adecuadamente hace posible que la función se lleve a cabo.

Trabajar con argumentos básicos

El argumento siempre va dentro del paréntesis que abarca la función que le pediste a Excel ejecutar.

Los valores a ser calculados pueden representarse con la posición del valor y debe separarse cada valor, ya sea indicando el rango de celdas, o separados por comas. A continuación te mostramos la manera correcta de hacerlo en cada caso:

Aplicar una función a un rango de celdas (Dos puntos)

Si el rango de celdas a las que vas a aplicar la función es amplio. Puedes abreviar indicando el inicio del rango y separando con dos puntos (:) el final del rango.

Por ejemplo, en el caso anterior de ejemplo. El rango a ser sumado son los valores desde la celda B2 hasta la celda B13.

Así, la fórmula se escribiría de la siguiente manera:

=SUMA(B2:B13)

Separar argumentos con Comas

La forma más común de separar los argumentos de una función es con comas (,). De esta manera, puedes manualmente elegir cada celda a ser usada en la función.

Como en el ejemplo anterior, en lugar de usar el rango, escribes manualmente las celdas a sumar una a una, separadas por comas, de este modo:

=SUMA(B2,B3,B4,B5)

Es muy útil cuando las celdas no se encuentran en la misma posición de fila o de columna, o cuando necesitas tener mayor detalle para evitar que algún valor se quede por fuera.

También puedes usarlo sin tabla de datos, escribiendo directamente los valores a ser usados en la función. Por ejemplo:

=SUMA(1200,789,2100)

O también puedes separar rangos:

=SUMA(B2:B13,C2:C13)

Realmente usando este modelo, encontrarás que puedes seleccionar varios grupos de datos grandes, en pocos argumentos. Es una herramienta bastante útil cuando trabajas con un volumen enorme de datos.

Agiliza tus funciones al trabajar de este modo y es mucho más práctico que si tuvieras que escribir los valores uno a uno.

Sintaxis de una función en Excel

La sintaxis de una función en Excel, es el conjunto de elementos que conforman el enunciado de la función en sí misma y el orden en que se presenta. Así pues, conlleva los cuatro elementos de la estructura que mencionamos antes.

Empieza con un (=), seguido del nombre de la función, se abre paréntesis y se escriben los rangos o celdas de cada valor separados por (:) y/o por (,) y se finaliza con un cierre de paréntesis.

Esta es la sintaxis que siempre debe llevar cada función.

Alterar este orden o forma, es impedir que se lleve a cabo la ejecución del cálculo.

Diferencia que hay entre una fórmula y una función en Excel 

La diferencia entre una fórmula y una función en Excel es que la fórmula es una ecuación que escribes directamente para realizar una operación conocida por el originador. Y una función en Excel es una fórmula pero ya predeterminada por Excel para ser ejecutada. 

Te lo mostramos más ampliamente:

Fórmulas en Excel

Las fórmulas en Excel pueden llevarse a cabo con un número limitado de elementos o caracteres. Puedes escribir la sintaxis de una fórmula para operaciones simples matemáticas. 

Por ejemplo:

=B2+B3+B4+B5

No podrías usar esta fórmula en 100 elementos por ejemplo. 

Tampoco podrías escribir la fórmula de operaciones no tan básicas como encontrar la desviación estándar de un ejercicio en cuestión.

Funciones en Excel

Las funciones en Excel son fórmulas programadas para ejecutar cálculos de todo tipo.

Excel tiene múltiples funciones. Cada función tiene su propio uso y es ilimitada en cuanto a elementos se refiere. 

Tipos de funciones en Excel

Para ayudarte a realizar cálculos, hay varios tipos de funciones en Excel que puedes usar. Puedes clasificarlas en varias categorías para agilizar su búsqueda y el uso que le darás a cada una. Aquí te explicamos las principales:

Funciones matemáticas y trigonométricas

Hay más de 80 funciones matemáticas y trigonométricas en Excel. 

Las funciones matemáticas puedes usarlas para realizar operaciones aritméticas tales como como la suma, resta, multiplicación, división, etc. 

Las funciones trigonométricas te permiten calcular el seno, coseno, tangente de un ángulo, entre otras.

Algunos ejemplos de funciones básicas son:

Funciones estadísticas

Las funciones estadísticas en Excel calculan todo tipo de operaciones relacionadas con el análisis de datos. Son más de 100 tipos diferentes de cálculos de probabilidad, varianza, distribución, desviación, entre otros.

Funciones lógicas

Las funciones lógicas en Excel son 20 y funcionan en base a verdadero y falso en su mayoría, para la toma de decisiones. De acuerdo al resultado de estas funciones podrás determinar si ejecutar o no una acción.

Funciones de fecha y hora

Las funciones de fecha y hora en Excel son 4 y sirven para localizar fechas específicas, para comparar y encontrar la diferencia de días entre dos fechas. Puede ayudarte a calcular la edad o el tiempo transcurrido en un evento.

Funciones de texto

Las funciones de texto en Excel, te permiten enlazar carácteres o palabras. También son útiles para eliminar los espacios en blanco, reemplazar palabras, entre otros usos en el manejo y manipulación de cadenas de texto. Son 37 funciones diferentes.

Funciones de búsqueda y referencia

Las funciones de búsqueda y referencia sirven para buscar, ubicar, devolver o indicar valores de tu hoja de cálculo. Ayudan a conseguir información de referencia de las celdas.

Funciones de información

Son más de 20 funciones de información que puedes usar para obtener los datos detallados de tu hoja de cálculo, tales como la ubicación exacta, el tipo de valor y de formato de cada celda, incluyendo si el valor de la celda es un valor de error. Ayudan a conocer los datos almacenados.

Otras funciones de Excel que podrás encontrar

Básicamente en Excel no hay función o cálculo que no puedas realizar. 

Hay otras funciones adicionales especializadas de ingeniería, de cubo, financieras, de bases de datos, web, de compatibilidad y de información, incluso hay complementos que puedes implementar de conversión de divisas y de bibliotecas de vínculos dinámicos.

Puedes usar el asistente de Excel para hallar las funciones que necesites y explorar todas las opciones. O también puedes escribir los nombres de las funciones manualmente en la barra de fórmulas.

Las funciones están establecidas para que, sin importar tu profesión, puedas ejecutar las acciones contables y de control de valores y de datos, que requieras. 

Son 100% precisas y confiables. 

Algunos cálculos profesionales tienen sus propias calculadoras especializadas para llevar a cabo los ejercicios, en Excel no necesitas usar ninguna de ellas. Una vez encuentres la función adecuada para el ejercicio que vas a llevar a cabo, ten la certeza de que obtendrás un resultado exacto.

Cómo crear una función básica en Excel

Crear una función básica en Excel es bastante sencillo. Solo debes seguir los siguientes pasos:

1. Elige la celda dónde vas a necesitar la respuesta del cálculo que vas a realizar. 

Por ejemplo, A10.

2. Ahora vas a escribir la sintaxis de la función como aprendiste anteriormente. Poniendo el signo (=), el nombre de la función, abriendo y cerrando paréntesis, incluyendo los argumentos.

Por ejemplo:

=SUMA(B2:B15,C2:C15,D2:D15)

Nota: Los argumentos tomarán color mientras los escribes.

3. Una vez escrita la sintaxis completa, presiona Enter y el resultado del cálculo saldrá en la celda que seleccionaste.

Usar las funciones de Excel no solo te ahorrará tiempo y esfuerzo, es un método mucho más preciso que cualquier método convencional.

Existen más de 500 funciones que no requieren que seas un experto en la materia para poder usarlas, pero que pueden marcar la diferencia en tu trabajo y tu profesión.

Esto convierte a Excel en tu mano derecha. 

Acelera el proceso de almacenamiento de enormes cuerpos de datos. Es capaz de convertir estos datos, sin importar su complejidad, en reportes sencillos y comprensibles. 

Una vez conoces la estructura de las funciones, te beneficiarás ampliamente de todas las ventajas al usarlas. 

Hemos dispuesto una variedad de videos, artículos y cursos para que le saques el mayor provecho a esta súper herramienta.