Fórmulas de Excel para principiantes

• Excel es el software más popular para realizar cálculos desde su lanzamiento en 1985
• El programa permite automatizar procesos de cálculo mediante el uso de fórmulas matemáticas
• El software está integrado dentro de Microsoft 360, servicio disponible a través de suscripción

Algunas tareas requieren de muchas operaciones matemáticas o trabajar con un gran volumen de datos. Antes de la popularización de los ordenadores, suponían un quebradero de cabeza, ya que debían realizarse de forma manual.

Con el lanzamiento de Microsoft Excel, en 1985, estas operaciones complejas pasaron al ordenador con sus conocidas hojas de cálculo. Hoy en día es esencial tener conocimientos básicos de Excel, ya que podemos ahorrarnos mucho tiempo si lo sabemos utilizar correctamente. 

Según datos de Microsoft, más de 1.000 millones de personas utilizan Office en el mundo, por lo que saber un mínimo de Excel es tan esencial como saber buscar en Google. Muchas empresas, de hecho, utilizan hojas de cálculo para organizar no solo la contabilidad, sino también muchos otros departamentos.

Operaciones básicas de Excel

La unidad básica de trabajo en una hoja de cálculo es la celda. Cada una es única y está delimitada por el número que le corresponde en el eje vertical y su letra en el eje horizontal. PUBLICIDAD

Para empezar, deberás copiar los datos que harás servir como base para las operaciones matemáticas. Lo mejor es organizarlos en columnas. Cada operación matemática requerirá también de una celda propia.

El programa Excel reconoce las fórmulas matemáticas siempre que se lo indiquemos por medio del signo igual ‘=’. Es por ello que todo lo que no vaya precedido de este signo será considerado como información numérica o textual. 

Suma

Esta es la operación más sencilla que realiza el programa. Para ello, deberás indicar qué números quieres sumar:

• Detrás del igual, abre paréntesis e indica al programa de dónde debe coger los números. Ejemplo: = (E15+B5+C4). Esto significa que, si el valor de esas celdas cambia, el resultado de la operación también lo hará.
• También se puede realizar la operación indicando los números de forma manual. Ejemplo:  = (12+5+40). En esta ocasión, si cambiamos los valores de las celdas, estos no se actualizarán en la operación.
• Para sumar todos los valores de una fila o columna, se puede hacer una selección siguiendo esta fórmula: = SUMA (CELDA1:CELDA 2), donde la celda 1 es el comienzo de la columna y la celda 2 es el final. Todos los valores que queden entre estos dos puntos serán contabilizados en la operación. No te dejes los dos puntos ‘:’

Resta

Para realizar una resta de valores deberemos proceder del mismo modo que con la suma. En este caso, el signo a utilizar será el ‘-’. Podemos seleccionar los números de las celdas o escribirlos directamente nosotros. Ejemplo: = (A12-B13)

División y media aritmética

En el caso de la división, pondremos el signo ‘/’ entre las celdas o valores para que calcule el cociente del primero entre el segundo. Esta función es útil, por ejemplo, para calcular medias aritméticas.

Para realizar una media aritmética utilizaremos las funciones de suma y división:

1. En primer lugar, utiliza la primera columna para determinar todos los números que tomaremos como base.
2. A continuación, deberás calcular el total. Para ello, puedes utilizar la función SUMA = (celda 1:celda X).
3. Ayúdate de la función CONTAR para determinar entre cuántos elementos debemos dividir el total. Ejemplo: = CONTAR (celda 1:celda X).
4. Ya solo queda vincular la suma con el número total de valores y, para ello, utilizaremos la división. Ejemplo: = celda suma / celda contar.
5. El resultado será la media aritmética de todos los valores indicados. Además, la fórmula se actualizará automáticamente si actualizamos los valores o si eliminamos algunos.

Multiplicación

La operación de la multiplicación se realizará por medio del asterisco ‘*’, que es el que indicará que los valores anterior y posterior a él deben multiplicarse. Esta operación es muy útil para realizar, por ejemplo, el cálculo de un tanto por cien. 

Para obtener el tanto por cien de una cantidad, una forma de hacerlo en Excel es:

1. Primero, indicar el número sobre el cual queremos efectuar la operación, que estará en la primera celda. 
2. Acto seguido, indicaremos el tanto por ciento en la siguiente celda. Por ejemplo, 8%. 
3. Excel ya reconoce por sí mismo que el 8% es, en realidad 0,08, por lo que únicamente deberemos indicar en la fórmula que multiplique directamente el primer valor por el segundo. Ejemplo: = A1*A2, donde A1 es el valor de partida y A2 el tanto por cien.  

Propiedades de las operaciones

La forma de proceder en las fórmulas complejas que integran más de una operación será la misma que la utilizada de forma manual. Aquellas operaciones entre paréntesis tendrán prioridad sobre las demás. 

Además, las multiplicaciones y divisiones tendrán prioridad sobre las sumas y restas, exceptuando aquellos casos en que indiquemos lo contrario mediante el uso de paréntesis. 

Excel dispone, además, de un complejo sistema de fórmulas con las que sacar todo el provecho posible a la aplicación. De momento, con esta guía dispones de todo lo necesario para empezar a usar el software.

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Fuente: Nius