Los 5 trucos de Excel que todos tienen que conocer: para qué sirve cada uno

Estas cinco herramientas son ideales para quienes buscan destacar entre sus colegas de trabajo como «maestros del Excel».

Excel es una de las herramientas más usadas en los trabajos de oficinal actualmente, principalmente por que cuenta con funciones útiles para cualquier profesión que se desempeña en el ámbito empresarial -desde financieros hasta programadores-.

Y es que este programa desarrollado por Microsoft (que también está disponible como hoja de cálculo en otros sistemas operativos) cuenta con un sinfín de trucos, cómo crear y ordenar listas, calcular cuentas complejas de forma automática e incluso armar gráficos que se actualizan en tiempo real.

Con todo esto en mente, a continuación presentamos cinco funciones de Excel que hay que saber sí o sí en el mercado laboral actual si se quiere trabajar en una oficina.

INSERTAR CUADROS

Todos en algún momento usamos Excel para presentar el rendimiento de un producto o el avance de un trabajo, pero en muchas ocasiones el reporte se vuelve aburrido por solo contar con un sinfín de números y ninguna ilustración acompañando.

Esto se puede solucionar fácilmente armando un gráfico de líneas. Para esto solamente es necesario tocar en insertar, luego en líneas y luego seleccionar los datos que deben ser comparados.

EDITAR LOS GRÁFICOS DE LÍNEAS

De la mano con el consejo anterior, también es posible editar estos gráficos para que estos ilustren el contenido de formas diferentes –según el tipo de presentación que se busca realizar-.

Por ejemplo, en un estudio de población donde se habla del promedio de personas que utilizan cierto producto o respondieron a cierta encuesta. Para hacerlo se debe tocar en insertar, luego en gráfico y elegir la opción de «otros». Finalmente se selecciona la plantilla que más se adapte al estilo que se busca.

FORMATOS CORRECTOS

En tercer lugar está el uso de formatos correctos que deben respetarse a la hora de presentar un excel. Por ejemplo, datos que deben ir agrupados y no se deben confundir con otros pueden estar juntos dentro de una tabla.

Esto se puede lograr insertando una tabla mediante la cual es posible filtrar más fácilmente datos específicos, mientras que también se pueden armar cuadros dinámicos que se actualizan a los valores presentados dentro de esa tabla.

VALIDACIÓN DE DATOS

Una vez que se usan las tablas de forma correcta se puede pasar al uso de la herramienta de validación de datos, la cual permite asegurar que los datos a usar están bien escritos en todos los casos.

Para esto se va a «datos», luego se toca en «validación de datos» y se selecciona la opción de «listas». Así se podrá elegir una lista dentro del Excel con todos los datos en cuestión de forma correcta y validados.

AUTOCOMPLETAR

Por último, tenemos la función de autocompletar. Esta sirve para cuando se tiene una gran cantidad de datos que se deben completar en diferentes listas y que son lo suficientemente sencillos para ser completados por un algoritmo.

Tiene la capacidad de diferenciar provincias de calles, nombres de apellidos e incluso números de dirección y de teléfono, si estos están ordenados correctamente. Para usarlo, solamente se deben seleccionar las filas y tocar en la opción de «autocompletar«.

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