Consejos para tus presupuestos

Existen muchas variables a tomar en cuenta a la hora de crear un presupuesto para tus clientes: la situación actual, la calidad de su web, sus objetivos, y demás cuestiones que influyen en el precio de tu propuesta. 

Lo más importante es ser transparente. Habla con tu cliente y analiza su estado actual. Así podrás definir un precio lo más acertado y real posible a su situación, evitando así malentendidos futuros y que todo quede plasmado en un documento.

Te comparto algunos consejos prácticos que te ayudarán a crear una propuesta de valor para tus clientes potenciales.

¿Qué es un presupuesto?

Un presupuesto es un documento, que refleja una cifra anticipada de los gastos que se estiman para realizar un proyecto. Este documento se presenta al cliente como propuesta de trabajo.

Asimismo, el presupuesto reúne todas las condiciones que rodean al proyecto y los gastos que se van a necesitar, antes de su puesta en marcha.

Cómo hacer un presupuesto para un cliente

Partimos del ejemplo de las agencias de marketing, y del ejemplo de un presupuesto para un proyecto de digitalización de un negocio.

Lo primero que debes hacer es un briefing. 

Para crear un briefing, establece una reunión breve con tu cliente para conocer todos los datos del proyecto: marketing, social media o SEO. Este primer cara a cara es muy importante. Con el briefing creado tendrás la información esencial para iniciar el trabajo con tus clientes.

En esta reunión escuchamos al cliente, todas sus ideas y objetivos. Y después le hacemos una serie de preguntas, para definir el presupuesto.

De esa manera el cliente sabrá de dónde viene cada concepto con su cuantía correspondiente y si finalmente contrata el servicio, empezamos a trabajar.

Algunas recomendaciones para hacer un presupuesto de marketing para tus clientes:

Partiendo de la base que para hacer un presupuesto de deben tener en cuenta los gastos fijos y variables aproximados de cada mes y el importe que tiene nuestro cliente, para el proyecto en cuestión.

También nos ha pasado que, después de dar un presupuesto, el cliente nos ha pedido empezar con un monto menor. Y posteriormente, seguir con las demás fases del proyecto.

Lo ideal es programar una revisión del presupuesto cada cierto tiempo.

Te presento algunos consejos prácticos que te permitirán crear un presupuesto según las necesidades de tus clientes:

Escucha al cliente y su idea del proyecto

Supongamos que nuestro cliente es una clínica de Fisioterapia: y nos encontramos que tiene una web obsoleta, y que la quiere actualizar.

El cliente asegura que hizo la web hace 4 años y desde hace un tiempo, ni siquiera realiza las actualizaciones, pues no tiene ningún mantenimiento contratado, solamente paga anualmente el dominio y el hosting de su sitio web.

A simple vista, es cierto que la web necesita un rediseño. Y si entramos en el backoffice, vemos que efectivamente no tiene actualizaciones en sus plugin ni en sus plantillas.

En este primer paso de nuestro briefing, ya tenemos claro los primeros pasos que hay que presupuestar. 

Analiza la visibilidad orgánica de tu cliente

Es importante saber qué tan visible es una web. Pues nos dará una idea de la cantidad de trabajo necesaria para alcanzar un bien posicionamiento para nuestro cliente.

Y es aquí donde utilizamos la herramienta Visión general del dominio, de Semrush pues como veis en la imagen, nos ofrece un panel con toda la información del sitio.

Ingresamos el dominio y nos fijamos en las keywords orgánicas posicionadas y el tráfico que tiene, la autoridad del dominio y los backlinks.

Ojo: este primer análisis es para obtener una visión general. Posteriormente, necesitarás los datos de GSC de tu cliente para analizar en profundidad. 

En este caso, vemos que tiene poca autoridad de dominio, pocos enlaces y un número limitado de palabras clave posicionadas.

Si seguimos analizando vemos que las keywords que tiene posicionadas, son de marca, que está muy bien, pero hay que posicionar también por aquellas palabras clave que generen negocio, como por ejemplo:

«fisioterapia granada»

«clínicas fisioterapia granada»

Vemos que la mayoría son informativas, de navegación, y menos cantidad de ellas, son transaccionales.

De este análisis, concluímos que es conveniente trabajar el posicionamiento orgánico. Es más, si haces una web y no tienes en cuenta el SEO, ya llevas retraso y estas perdiendo oportunidades de negocio.

Lo ideal es hacer un Keyword Research del proyecto, antes de hacer en la web, para que, desde cero, tengas una idea de las categorías, del menú y de aquellas palabras que debes tener más en cuenta.

Por lo que esta parte, es muy recomendable incluirla en el presupuesto.

Bueno ya sabemos que un presupuesto, es un documento que recoge toda la información del proyecto web, importes y plazos para que el cliente, contrate los servicios que se le ofrecen en dicha propuesta.

Haz una presentación profesional

Presenta el presupuesto en un formato sencillo y claro. 

Personaliza con el nombre del cliente o su negocio y apóyalo con elementos visuales si lo ves necesario.

En esta parte debes detallar el nombre del cliente, CIF de su empresa, datos de contacto, como teléfono, dirección y correo electrónico. Asimismo, debes reflejar tus datos como prestador del servicio.

Debes redactar un resumen ejecutivo en la que expliques toda la parte de análisis que has realizado. A mí me gusta mucho explicar el porqué de todo, es decir, justificar cada precio, cada punto y por qué es importante para el proyecto.

Importante: no hables demasiado de tu empresa. Habla de tu cliente y sus necesidades, y de cómo tu le ayudarás a tener mejores resultados.

No obstante, es muy recomendable que incluyas un pequeño listado de tus clientes satisfechos, incluye algún caso de éxito, y algún elemento que acredite tu trabajo. Generar mucha confianza te ayudará a generar clientes.

Sé transparente con todas las actividades de tu presupuesto

Debes recoger todos los detalles y características del servicio que le vas a ofrecer, para cuando el cliente acepte, que este todo especificado por escrito.

Debes incluir con todos los puntos con su precio correspondiente.

Sé claro en los plazos de ejecución y las formas de pago

En la propuesta debes detallar en qué consiste todo el proceso de trabajo, los plazos de ejecución y los pagos como van a efectuarse. Por ejemplo, puedes hacerlo 50% al inicio y por adelantado y 50% al finalizar el proyecto.

El precio debe desglosarse indicando la base imponible y el tanto por ciento de IVA que se aplica, el resultado será importe total del presupuesto.

Todas las condiciones del presupuesto deben detallarse, sobre todo, dejar claro, que incluye y que no. Las garantías y soporte técnico, que incluye el servicio: A veces en proyectos webs, este soporte y mantenimiento se deben presupuestar aparte.

Un buen gancho, para que le cliente acepte el presupuesto, es ofrecerle mantenimiento gratuito, durante un periodo de tiempo, por ejemplo, los tres primeros meses, tras la finalización del proyecto web, suele ser lo habitual.

Ten en cuenta que esto es una base, pues cada presupuesto es personalizado dependiendo de las características del proyecto.

¿Cuál es la diferencia entre un presupuesto y una factura proforma?

¡Ojo!, algo que no se nos puede olvidar, un presupuesto, no es una factura Proforma. La diferencia es que el presupuesto no tiene carácter oficial y se presenta al cliente al inicio del proyecto, mientras la factura es un documento oficial y se presenta cuando el cliente ha aceptado dicho presupuesto.

Todas estas partes serán la consecuencia de un presupuesto profesional capaz de convencer a tus clientes.

Como hacer un presupuesto competitivo

Para crear un presupuesto competitivo, debes analizar el nicho de mercado al que va dirigido y saber realmente cuánto cuesta el servicio que estas ofreciendo.

No tienes por qué ser más barato que la competencia, hay empresas que utilizan la estrategia de diferenciación y créeme que funciona, pues parece que el servicio al ser de mayor precio también es de mayor calidad.

En definitiva, la rapidez, agilidad e implicación en el proyecto, puede ser una buena ventaja competitiva.

Determina tu precio, tomando como referencia el tiempo que vas a emplear en el trabajo, el coste de las herramientas que vas a utilizar y tu margen de beneficio. También toma en cuenta los gastos fijos de tu negocio.

Herramientas para crear un presupuesto de marketing

No quería terminar sin explicar por encima las herramientas que me gusta utilizar. A continuación te resumo las que uso más:

Excel

es una hoja de cálculo que se utiliza en Marketing habitualmente, pues es muy versátil y se puede utilizar tanto para presentar un presupuesto, como es el caso, como para presentar una factura y para veinte millones de cosas más, como por ejemplo: hacer un Keyword Research.

Canva

Esta herramienta crea diseños increíbles. Con plantillas personalizadas para logos, contenidos para redes sociales, presupuestos, etc. Dispone de manera gratuita de fotos, fuentes para darle diseño a tus presentaciones.

Estas son las más utilizo. Después te puedes encontrar cientos de herramientas acorde a tus necesidades: Power Point, Prezi, VideoScribe, Loom, PowToon, etc.

Semrush,

Por supuesto, para todo ese análisis de visibilidad que he mencionado para definir las tareas por hacer. También te puede ayudar a definir las estrategias para tus clientes y analizar su mercado.