¿Qué es la automatización de procesos y cómo puede beneficiar a mi empresa?
La automatización es una opción muy atractiva para aquellas empresas que quieren impulsar la eficiencia y mejorar sus procesos. Puede ser incluso uno de los puntos más importantes en la transformación digital. Pero ¿en qué consiste exactamente la automatización de procesos y qué beneficios tiene? Es más, ¿qué tipo de procesos empresariales pueden ser automatizados?
En este post profundizaremos en los distintos tipos de automatización de procesos empresariales y responderemos algunas de las preguntas más frecuentes.
¿Qué es la automatización de procesos de una empresa?
La automatización de procesos empresariales puede definirse como el uso de una tecnología para automatizar uno o más pasos de un proceso que previamente tenía que ser realizado a mano o o que se basaba en la intervención humana. Este tipo de automatización conduce a una mayor eficiencia y escalabilidad. La automatización de procesos se puede aplicar tanto a procesos muy simples con un pequeño número de pasos como a procesos mucho más complejos.
Un término habitual en automatización de procesos más sencillos es el de “robot de automatización de procesos” (robot process automation (RPA)) para automatizar flujos de trabajo y tareas repetitivos y muy simples. Plataformas como Microsoft 365 y Nintex proporcionan RPAs muy sencillos. Al otro lado del espectro la automatización inteligente de procesos puede hacer uso de Inteligencia Artificial o Machine Learning para automatizar procesos más complejos.
¿Cómo puede ayudar la automatización de procesos a mi negocio?
La automatización de procesos de una empresa puede tener un impacto positivo muy significativo. Echemos un vistazo a algunos de los principales beneficios.
Mejorar la productividad
La automatización de procesos, en última instancia ayuda a impulsar la productividad reduciendo el tiempo que los empleados emplean en tareas simples y repetitivas. Este tiempo puede ser redirigido a actividades más significativas que aporten valor, suponiendo un incremento en la productividad y ayudando a todos a optimizar su tiempo.
Reducir costes
La automatización también reduce los recursos necesarios para llevar a cabo tareas manuales lo que supone un ahorro de dinero.
Mejorar la velocidad
Cuando automatizas tareas simples, reduces cuellos de botella potenciales y retrasos en el proceso. Por ejemplo, no tienes que esperar a que alguien complete un proceso manual. Esto suele conducir a procesos y tareas que se completan más rápido. Si por ejemplo una solicitud de desbloqueo de un teléfono móvil de empresa está parcial o totalmente automatizada, el empleado no tiene que perder tiempo para completar la solicitud.
Reducir la frustración de los empleados
El hecho de tener que realizar tareas insignificantes y / o repetitivas puede ser frustrante para los empleados que podrías estar haciendo otras cosas más interesantes. La automatización puede ayudar a reducir esta frustración mejorando la experiencia de los empleados en el proceso.
Ayudar en la atención al cliente
Automatizar procesos que involucran a los clientes suele significar que estos son despachados antes, ayudando a fomentar una mejor experiencia de usuario. Por ejemplo, es posible automatizar las solicitudes de documentación de productos y servicios que hacen los clientes.
Ayuda a recolectar datos más precisos y reduce riesgos
La automatización generalmente implica añadir o actualizar datos automáticamente en múltiples sistemas, ayudando a mejorar la precisión de estos y reduciendo el riesgo de que ocurran fallos. La introducción manual de datos conduce inevitablemente a errores y a la omisión de pasos, gracias a la automatización se reducen en gran medida las imprecisiones contribuyendo a una mejor integridad de datos general.
Incita al rediseño de procesos
Al comenzar a automatizar los pasos de un proceso empresarial, es muy posible que te des cuenta de nuevas formas de mejorar el proceso o rediseñarlo. Es habitual que surgen nuevas formas de hacer las cosas. Por ejemplo, la automatización de un proceso que antes era llevado a cabo íntegramente de forma interna podría involucrar ahora a los clientes.
Escalar procesos
La automatización significa que ahora es mucho más sencillo escalar un proceso que antes requería de una mayor intervención humana.
Estandarización de procesos
Las empresas normalmente quieren estandarizar sus procesos para impulsar la eficiencia, fomentar el cumplimiento de las normas y asegurarse de que se cumplen los estándares. La automatización de procesos puede ayudar a asegurar que un proceso está estandarizado a lo largo de toda la empresa, aplicándose por ejemplo, en múltiples localizaciones y regiones en el caso de una compañía internacional.
Mejor cumplimiento de la normativa
Los pasos automatizados digitalmente pueden ser instantáneamente almacenados y por lo tanto asegurando que los puedes consultar con posterioridad, lo que puede ayudar a la generación de informes.
Apoyar la transformación digital y la innovación
La automatización de procesos empresariales puede ser un antes y un después, sus efectos pueden percibirse incluso a un nivel organizacional. Cuando se automatiza un conjunto de procesos empresariales tanto simples como complejos, dicha automatización puede ayudar a la transformación digital en general no solo por digitalizar procesos específicos, si no por presentar el potencial de la automatización, que puede ser aplicado en otras actividades. La automatización tiende a estimular más automatización a medidas que los empleados se dan cuenta de su potencial, y puede incluso impulsar la innovación con nuevos productos y servicios.
Automatización en el lugar de trabajo: ¿Qué tipo de procesos puedo automatizar?
Existe una gran variedad de procesos de negocio que pueden ser automatizados. Echemos un vistazo a las áreas principales dónde la automatización de procesos puede aportar valor.
Automatización del marketing
La automatización del marketing es un buen caso de uso para la automatización de procesos empresariales, y puede ayudar a conseguir una gran experiencia para los clientes aunque tengas un pequeño equipo de marketing. Por ejemplo, la automatización del marketing puede enviar automáticamente comunicaciones de seguimiento a quien haya interactuado con tu sitio o enviar mensajes personalizados para ayudar al funel de ventas.
Procesos de recursos humanos e IT básicos
La automatización de procesos empresariales puede ayudar en algunos procesos de recursos humanos e IT básicos, como asegurarse de que un cambio en el sistema de recursos humanos se propaga al resto de sistemas, gestionar algunos procesos IT básicos como las solicitudes a de acceso a distintos sistemas. Este tipo de automatizaciones puede ayudar a que los equipos IT de recursos humanos saturados se pueden centrar en resolver asuntos más complejos.
Gestión de contenido
La gestión de contenidos implica múltiples procesos que se prestan a la automatización de los procesos empresariales, como la revisión automatizada de contenidos y el flujo de trabajo correspondiente, el archivo y la eliminación, la aplicación de metadatos a diferentes contenidos y documentos, etc.
Recordatorios y notificaciones
Recordatorios, notificaciones y flujos de aprobación de solicitudes pueden ocurrir en multitud de sistemas. Estar al tanto de todo esto puede ser agotador, y hacerlo por email suele ser una forma muy ineficiente que suele terminar con pérdida de información. La automatización de procesos puede ayudar a consolidar todo esto en una experiencia agregada que permita a los usuarios estar al día con sus tareas mejorando la eficiencia global.
Procesos funcionales
Las diferentes funciones, equipos y líneas de negocio a lo largo de una empresa tienen multitud de procesos individuales y específicos de los que ocuparse. Por ejemplo, el equipo legar puede tener que crear contratos a escala, los ingenieros tener que realizar inspecciones de sitios y el equipo de ventas y desarrollo de negocio elaborar presupuestos. Todos estos procesos pueden ser buenas oportunidades de automatización.
La fórmula para iniciarse en la automatización de procesos
La automatización de procesos empresariales es un componente fundamental en los procesos de digitalización que puede aportar beneficios. tangibles rápidamente. El proceso tiene 3 partes:
Identificar qué automatizar
Las personas involucradas en una empresa suelen tener una larga lista de cosas que les gustaría automatizar, pero los equipos no siempre saben por donde comenzar, o no pueden ver las oportunidades de automatización. Lo primero es identificar qué es lo que se puede automatizar y asignar prioridades a través de un proceso de descubrimiento.
Buscar la mejor tecnología para la automatización
Una vez se ha identificado qué es lo que se desea automatizar es necesario buscar la tecnología que más se adecua a las necesidades, tanto en flexibilidad como en costes y tiempos de implantación.
Implementar la solución de automatización
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